Quando vale a pena contratar um software para manutenção e serviços?

Atualizado: 25 de ago.


Na contratação de um software é necessário ter um escopo e propósito bem definido para poder realizar uma boa análise sobre os benefícios a serem gerados. Quanto aos ganhos através da implementação de um software, logo associamos ao crescimento do lucro ou à redução de custos. Como um software impacta em processos de diversas áreas e equipes, é necessária uma abordagem holística para entender e mensurar de forma adequada os benefícios gerados. A interdependência e variedade de processos tornam a avaliação mais complexa, muito diferente de quando se avalia pontualmente o ROI para a aquisição de uma máquina fabril.



Além dos resultados numéricos, é necessário considerar os impactos qualitativos. Uma melhoria de qualidade no atendimento ao cliente através da digitalização dos processos visa um aumento de receita e pode ser quantificado. Porém isto também depende de outros fatores, o que pode gerar uma maior complexidade na avaliação ou estimativas inconsistentes e nestes casos uma alternativa é listar os benefícios qualitativos gerados pelo software com uma comparação entre a situação atual e a perspectiva do processo futuro.


Um outro ponto está ligado ao posicionamento estratégico da empresa no médio e longo prazo, não há dúvidas que a digitalização se tornou uma premissa básica para o sucesso de uma organização em mercados cada vez mais competitivos. É preciso atuar no fortalecimento ou reposicionamento dos produtos e exercitar as possibilidades que um software pode agregar ao planejamento estratégico. Veja abaixo três principais métricas na contratação de um software que entendemos como prioritárias na Namoa:



Economia de horas trabalhadas


Objetivo

Um dos principais objetivos de um software de gestão operacional é reduzir o tempo das equipes com tarefas de baixo valor agregado.


Avaliação dos ganhos

Os ganhos são gerados por uma maior eficiência na captação, distribuição e demonstração dos dados, apoiado principalmente em automações de processos repetitivos. Uma opção para mensurar os ganhos é a seleção de processos relevantes das principais áreas e levantar os tempos de trabalho, para comparar com os ganhos obtidos com o uso do software.


Exemplo

As áreas de manutenção sem o apoio de uma ferramenta, ou com uma ferramenta inadequada, necessitam de um grande esforço manual para a programação das manutenções através de diversas planilhas, papéis, e-mails e WhatsApp. Com o uso de um software efetivo, os dados coletados via aplicativo, interface web ou sensoriamento, permite demonstrar o status real, ou muito próximo ao real, dos equipamentos em uma única base e com o apoio de automações, uma grande parte dos processos repetitivos são automatizados eliminando um grande volume de horas de trabalho manual.


Um processo de programação manual de preventivas, dependendo da quantidade de equipamentos, pode facilmente consumir um número muito alto de horas de trabalho e conter inconsistências. Ao utilizar um software especializado a programação pode ser gerada de forma automatizada com as informações todas preparadas para pouco tempo de validação final pelos responsáveis.



Redução de falhas e aumento da disponibilidade


Objetivo

A utilização de um software deve garantir uma maior disponibilidade dos equipamentos, evitando paradas imprevistas e onerosas.


Avaliação dos ganhos

Quando o processo é apoiado de forma manual, o ponto de partida é levantar os principais indicadores ou custos imprevistos gerados para entender o potencial de melhoria. Para uma análise de benefícios, pode ser utilizado um comparativo macro com um benchmark de mercado ou um detalhamento por amostragem do parque de equipamentos.


Para entender a causa raiz dos problemas é preciso fazer um levantamento das informações por amostragem do custo de corretiva por equipamento, glosa de contrato, a quantidade de corretivas e horas paradas por período, os ciclos e preventivas executadas atrasadas ou não-executadas e outras informações do processo operacional para realizar uma análise geral. Ao avaliar um sistema é importante entender quais problemas é possível solucionar e com qual meta de melhoria.


Exemplo

Por exemplo, reduzir em 80% as manutenções corretivas ao implementar um controle efetivo de preventivas e inspeções focado nos itens de maior problema.

Para isso é muito importante entender as funcionalidades do software através de uma consulta com um especialista da ferramenta e buscar referências de mercado.



Fortalecimento da percepção da proposta de valor ao cliente


Objetivo

A solução implementada para a digitalização dos processos pode fortalecer a forma como a proposta de valor é percebida pelo cliente.


Avaliação dos ganhos

A percepção de uma proposta de valor vai além da avaliação sobre custos competitivos ou qualidade dos serviços prestados. É preciso entender quais são os pontos de contato com o cliente dentro da sua jornada, o que exige um mapeamento dos processos. Cada vez mais um canal digital de relacionamento com o cliente faz a diferença, principalmente quando integrado à solução como um todo.


Por exemplo, uma locadora precisa realizar as manutenções preventivas nos equipamentos utilizados pelo cliente. Estas paradas precisam ser programadas de acordo com as possibilidades da operação, portanto é importante que a programação seja mantida e que alterações imprevistas pelo cliente sejam alteradas da melhor forma.


Exemplo

Em um processo manual, o agendamento pode ser feito de diversas formas (e-mail, telefone etc). Mesmo sendo um processo pequeno em relação ao todo, uma solução digitalizada pode gerar diversos benefícios, como uma interação facilitada no agendamento, uma margem de erro reduzida através da centralização das informações, consulta facilitada, etc. Nos dois formatos o agendamento pode ocorrer de forma assertiva, porém com a ferramenta há uma possibilidade de uma melhor experiência para o cliente. A soma dos processos ou interações digitalizadas que farão a diferença na percepção de valor.



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